Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нормы компенсации за эксплуатацию личного авто повысят вдвое». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Компенсация и расходы на топливо не облагаются подоходным налогом и страховыми взносами (письмо Минфина № 03-04-06/94977 от 06.12.2019). Все виды компенсационных выплат, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Налогообложению не подлежит вся сумма возмещения, установленная соглашением работника и работодателя, но ее надо подтвердить документами — свидетельством о регистрации ТС, расчетами компенсаций, платежными чеками и квитанциями.
Как определить размер выплат
Размер компенсационных выплат стороны определяют самостоятельно и прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Но работодатели руководствуются общими нормами компенсации за использование личного автомобиля в 2023 году (ПП РФ № 92 от 08.02.2002):
- для легковых авто с объемом двигателя до 2000 см³ — 1200 рублей;
- для легковых авто с объемом двигателя более 2000 см³ — 1500 рублей.
Федеральным госслужащим ежемесячную компенсацию рассчитывают по другим нормативам (п. 1, 4 Правил, утвержденных ПП РФ № 563 от 02.07.2013):
- для легковых авто с объемом двигателя до 2000 см³ — 2400 рублей;
- для легковых авто с объемом двигателя более 2000 см³ — 3000 рублей.
Учет служебных поездок ведут в путевых листах. Работник предоставляет все необходимые документы, которые подтверждают расходы (письма МНС № 04-2-06/419@ от 02.06.2004, № 14-05-07/6 от 13.04.2007). А ГСМ возмещают по фактическим затратам: для их подтверждения в бухгалтерию сдают чеки, квитанции, счета (п. 2, 5 Правил из ПП РФ № 563, письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).
На сегодняшний день эти нормы составляют:
|
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя: |
рублей в месяц |
|
до 2000 куб. см включительно |
1 200 |
|
свыше 2000 куб. см |
1 500 |
|
мотоциклы |
600 |
Как уже было отмечено, сумма компенсации, учитываемая в целях исчисления налога на прибыль, нормируется. Поскольку нормируемая величина, как правило, не покрывает реально понесенных расходов работника, то возникает вопрос: можно ли учесть расходы, связанные с заправкой автомобиля ГСМ, текущим ремонтом сверх величины компенсации?
В Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09 судьями сделан вывод, что компенсация расходов возмещает затраты по эксплуатации легкового автомобиля: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Таким образом, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат. Такой позиции придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39239) и УФНС РФ по г. Москве (Письмо от 22.02.2007 г. №20-12/016776).
Необходимость оформления путевых листов
Налоговый Кодекс РФ напрямую не выдвигает требование оформления путевых листов для выплаты компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях.
Однако в целях признания расходов необходимо соблюсти общий принцип документального подтверждения и экономического обоснования расходов (ст.252 НК РФ).
Вопросам необходимости оформления путевых листов при выплате компенсации работникам посвящено немало писем Минфина РФ и ФНС РФ. Так, по мнению контролирующих органов (Письма Минфина РФ от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39406, от 13.04.2007 г. №14-05-07/6, от 29.12.2006 г. №03-05-02-04/192, от 16.11.2006 г. №03-03-02/275, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 г. №20-15/001797@, от 22.02.2007 г. №20-12/016776, от 20.09.2005 г. №20-12/66690), организация должна вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно путевые листы являются подтверждением фактического использования имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 г. №03-04-05/24421).
В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.
Размер выплат определяют следующими способами:
- Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
- Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.
Чтобы определить сумму выплат, учитывают:
- интенсивность поездок;
- срок полезного использования;
- износ авто;
- траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.
За дни, когда гражданин не использовать авто для рабочих поездок, выплаты не предоставляются.
Как получить компенсацию по заявлению?
Обращение в Пенсионный фонд с заявлением может потребоваться в том случае, если не удалось получить выплату в автоматическом режиме. То есть, в Пенсионный фонд не дошли сведения либо о страховом полисе, либо о счете инвалида, либо об установлении инвалидности и наличии показаний к управлению ТС.
8. В случае, указанном в пункте 7 настоящих Правил, граждане вправе подать заявление о предоставлении компенсации в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации, в том числе в электронной форме с использованием Единого портала, или непосредственно в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг при наличии заключенного соглашения о взаимодействии между территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации и многофункциональным центром, уполномоченным на заключение указанных соглашений на основании Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
Подача заявления о предоставлении компенсации посредством Единого портала осуществляется с использованием простой электронной подписи при условии, что личность гражданина установлена при личном приеме при выдаче ключа простой электронной подписи, или усиленной неквалифицированной электронной подписи, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке.
В заявлении о предоставлении компенсации указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) страхователя по договору обязательного страхования, фамилия, имя, отчество (при наличии) собственника транспортного средства по договору обязательного страхования, страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) инвалида (в том числе ребенка-инвалида), имеющего медицинские показания для приобретения транспортного средства за счет собственных средств либо средств других лиц или организаций независимо от организационно-правовых форм, в случае если договор обязательного страхования заключается в отношении такого транспортного средства, а также страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) законного представителя инвалида (в том числе ребенка-инвалида), если он является страхователем и (или) собственником указанного транспортного средства, сведения о реквизитах счета в кредитной организации для зачисления компенсации, номер страхового полиса и размер уплаченной страховой премии по договору обязательного страхования.
В случае отсутствия в федеральной государственной информационной системе «Федеральный реестр инвалидов» сведений, указанных в абзаце третьем пункта 4 настоящих Правил, решение о предоставлении компенсации принимается территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации на основании представленных гражданином документа, подтверждающего факт установления инвалидности, и индивидуальной программы реабилитации или абилитации инвалида (ребенка-инвалида) с заключением о наличии медицинских показаний для приобретения транспортного средства за счет собственных средств либо средств других лиц или организаций независимо от организационно-правовых форм.
В случае отсутствия сведений, указанных в абзаце четвертом пункта 4 настоящих Правил, в банке данных Единой информационной системы о законных представителях лиц, имеющих право на получение мер социальной защиты (поддержки), социальных услуг, предоставляемых в рамках социального обслуживания и государственной социальной помощи, иных социальных гарантий и выплат, решение о предоставлении компенсации принимается территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации на основании представленного гражданином документа, подтверждающего полномочия законного представителя инвалида (ребенка-инвалида).
Заявитель несет ответственность за недостоверность сведений, указанных в заявлении о предоставлении компенсации, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Методика Министерства юстиции
Метод Министерства юстиции применяется судебными экспертами. Расчет производится по следующей формуле:
УТС = цена авто до аварии х сумма коэффициентов для каждого элемента, требующего восстановления : 100
Коэффициент определяется экспертами. Процесс осуществляется по следующим правилам:
- если необходимо заменить сваренные между собой элементы, значение показателя будет снижено на 20%;
- если присутствует необходимость покрыть автомобиль лаком или краской, это снизит стоимость;
- цена ремонта съемных деталей вместе с УТС не может быть больше, чем приобретение и процесс замены;
- если обнаружено, что до аварии было осуществлено сравнение кузовного перекоса, значение коэффициента будет вдвое ниже.
Для расчета компенсации утраты товарной стоимости автомобиля по ОСАГО в 2023 году, эксперт имеет право прибегнуть к помощи и других методов. На практике может применяться способ Хальбгевакса. Вместо амортизации в нём учитывается пробег. Метод наиболее популярен в Европе. Расчёт производится по формуле:
УТС = (коэффициент утраты товарной стоимости : 100) х (рыночная цена с учетом износа + цена ремонта)
Дополнительно предстоит определить ещё два показателя. Коэффициент относительной цены ремонта условно обозначают А. В процессе расчета нужен и коэффициент отношения цены работ к стоимости материалов и запчастей. Показатель условно обозначают Б. Они определяются по формулам:
- А = (цена работ : стоимость материалов) х 100%;
- Б = (стоимость материалов : цена работ) х 100%.
Показатели А и Б требуются для определения коэффициента утраты товарной стоимости. Процесс осуществляется при помощи специальной таблицы. Для многих метод удобнее. Однако применять его самостоятельно можно только для контроля за правильностью расчетов специалиста. Чтобы претендовать на возмещение, потребуется экспертное заключение.
Начисление НДФЛ и страховых взносов на сумму компенсации
Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.
Определение точной суммы компенсации нужно не только для того, чтобы обезопасить обе стороны таких отношений, но и чтобы определиться с налогообложением этих выплат.
Для того чтобы узнать, нужно ли облагать суммы компенсации НДФЛ, необходимо обратиться к пункту 3 статьи 217 НК РФ. Там закреплено, что если работа предусматривает поездки по служебной надобности и это закреплено во внутренних документах, то компенсация за использование своей машины в этом случае НДФЛ не облагается. Это правило действительно только для той суммы компенсации, которая указана в документах. Если сотрудник получит больше, то величина превышения уже будет являться его доходом и с нее нужно будет заплатить НДФЛ. Относительно обложения налогом есть два письма Минфина от 2017 года – №03-04-06/62150 и №03-04-06/45592.
Что касается страховых взносов. Статья 422 НК РФ определяет список выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Перечень этот закрытый. Компенсация за использование своей машины в работе входит в этот перечень. Однако нужно помнить, что организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность машины сотруднику, а также всеми расчетами по величине компенсации, документами, которые докажут, что автомобиль используется именно для работы. Кроме того необходимо иметь все документы, подтверждающие расходы.
Перечень выплат, которые не облагаются взносами от НС и ПЗ совпадает с перечнем выплат, которые не облагаются страховыми взносами.
Волкова О., эксперт службы правового консалтинга Гарант
Вопросы и ошибки по рассматриваемой теме
Вопрос 1
Подлежат ли компенсации расходы на автомобиль, если управление им осуществляется по доверенности?
Даже если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то расходы, понесенные при использовании машины в служебных целях, подлежат компенсации. Загвоздка в такой ситуации только в вопросе перечисления страховых взносов. Есть две позиции. Минтруд и ФСС считают, что величина компенсации должна облагаться страховыми взносами, а решение Верховного суда №309-КГ15-8423 и высшего арбитражного суда №ВАС-4/14 говорят об обратном. Какой вариант выбрать, решает сама организация.
Вопрос 2
Как определить размер компенсации за ГСМ?
Сделать это можно несколькими способами.
Можно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, что возмещение производится на сумму предоставленных чеков. При этом велика вероятность, что работник предоставит «лишние» чеки.
Вариант определения суммы компенсации за 1 километр пробега тоже достаточно удобен. Например, закрепить, что с каждого километра положена компенсация 6 рублей. Соответственно, если работник проедет 1000км, то получит за это 6000 рублей.
Еще один вариант – установить конкретную твердую сумму компенсации. Но это не очень удобно, поскольку ситуации бывают разные.
В любом случае каждый из вариантов обсуждается с работником.
Ошибка
Работник использует личный автомобиль для выполнения служебных заданий на основании договора аренды с организацией. Бухгалтер не рассчитывает и не перечисляет НДФЛ с суммы компенсации. Это является ошибкой, поскольку в данном случае сумма возмещения не облагается страховыми взносами, а НДФЛ начислить и заплатить необходимо.
Использование личных транспортных средств сотрудников в работе достаточно выгодный вариант для работодателя. Очень многие фирмы практикуют такую систему. Для работника этот вариант тоже достаточно удобен. Самое главное разобраться в нюансах начисления компенсации и корректно учесть все расходы.
Порядок получения УТС
Если обстоятельства ДТП и характеристики авто соответствуют условиям, допускающим автовладельцу возможность претендовать на возмещение утраченной стоимости машины по ОСАГО, алгоритм действий по получению компенсации следующий:
- обратиться к страховщику, сообщив о факте происшествия и заявив о необходимости возмещения по страховке;
- написать необходимое заявление и предоставить документацию, предусмотренную для рассмотрения страхового случая;
- предъявить автомобиль к экспертизе;
- после оценки состояния машины, выполнить ремонт в СТО, предложенном страховой компанией;
- обратиться к независимым экспертам для оценки стоимости ремонта с учетом оплаты услуг специалистов и приобретения замененных деталей, цены машины после восстановления и сравнения с авто аналогичных характеристик, не побывавших в ДТП;
- когда получены результаты независимой экспертизы со сравнительным анализом, необходимо подать заявление страховщику о возмещении УТС автомобиля;
- в случае отказа страховой компанией или не предоставления отрицательного ответа в письменном виде в течение пяти рабочих дней, автовладельцу необходимо подавать исковое заявление в судебную инстанцию.
Бумага составляется в двух экземплярах, один из которых, с отметкой о получении (даты и входящего номера регистрации корреспонденции в СК), остается у автолюбителя.
Кроме перечисленного, в 2023 году владелец машины должен предварительно провести необходимые досудебные действия, без выполнения которых рассмотрение дела в судебной инстанции не увенчается успехом. Для этого страховщику направляется досудебная претензия с изложением предъявленных требований и уведомлением о намерении обратиться в суд.
Метод руководящего документа
Наиболее сложная методика, предусматривающая определение потери цены по-отдельности для каждой пострадавшей детали. В расчете используется следующая формула:
У общ. = У1 + У2 + … + Уn, в которой
У1 – Уn – цена восстановления отдельных деталей, пострадавших при аварии. Предварительно эти характеристики рассчитываются, с использованием формулы:
m
У эл. = К2 х ∑К1 х Цi,
1
где:
- коэффициенты К1 и К2, соответственно – поправки, учитывающие влияние на УТС способа восстановления и степени износа деталей;
- Цi – цена запчасти, подвергнутой ремонту, в розницу;
- m – число деталей, нуждающихся в ремонте или восстановлении.
Коэффициенты принимаются из таблиц, приведенных в методике.
В каких случаях платить возмещение за использование личного ТС
Возмещение за использование личного транспортного средства (ТС) может быть выплачено работнику в определенных случаях. В первую очередь, такое возмещение могут получать работники, которые используют свой личный автомобиль или другое ТС для служебных целей по поручению работодателя.
Использование личного автомобиля может понадобиться работнику, например, для доставки товаров, поездок к клиентам или выполнения других связанных с работой задач. В таких случаях работодатель может принять решение о начислении компенсации за использование личного ТС.
Размер компенсации за использование личного автомобиля может быть определен различными способами. Некоторые работодатели могут рассчитывать компенсацию исходя из страховых взносов, которые работник выплачивает за свой автомобиль. В этом случае компенсация может быть начислена исходя из суммы страховых взносов и установленного процента.
Пошаговая инструкция получения компенсации расходов
Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.
| Порядок действия | Описание условий |
| Подача работником заявления | Если договоренность об привлечении личного ТС достигается на этапе трудоустройства, о чем вносится соответствующее условие в трудовой контракт, отдельное заявление не представляется |
| Представление документов на транспортное средство | В составе документов сотрудник представляет ПТС, доверенность на право управления автомобилем |
| Достижение договоренности с работодателем | Устанавливаются условия, удовлетворяющие требованиям обеих сторон |
| Заключение договора | Оформляются договор аренды или передачи транспорта в длительное использование |
| Составление акта приема-передачи | Документ содержит данные о транспорте и подтверждает факт передачи транспортного средства |
Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.
Налогообложение выплат компенсации
Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.
| Тип договора | Взимание НДФЛ |
| Соглашение к трудовому договору | С сумм компенсации налог не удерживается |
| Договор аренды | Налог взимается со всей суммы выплаты и перечисляется налоговым агентом |
| Договор оказания услуг в форме ГПХ |
Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.