Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Преимущества электронного документооборота». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, система внедрена — можно начинать работать в ней с документами. Правила зависят от интерфейса конкретной программы или сервиса. При внедрении системы ЭДО в компании целесообразно провести обучение персонала. Также о том, как работать в СЭД, можно прочитать в руководстве пользователя и в модуле помощи.
Бумажный документооборот
В 2023 году все еще есть ситуации, когда компания должна предоставлять в контролирующие органы документы на бумаге. Согласно существующему законодательству не все сферы могут перейти на ЭДО. Например, организации, имеющие статус повышенной секретности с доступом к государственной тайне до сих обязаны вести бумажные обороты документации (оборонно-промышленный комплекс и др.) В таких компаниях используется электронное делопроизводство, но не для всех направлений деятельности.
Кроме того, организации, где еще пару лет назад осуществлялся оборот исключительно бумажных документов, а сегодня они перешли на ЭДО, все равно обязаны архивировать физическую документацию. Для этого существуют строгие стандарты: первичные документы хранятся 4-5 лет, бумаги отдела кадров — до 50-75 лет. Это необходимо для разных целей. Например, бывший работник компании может обратиться за бумажным документом для подтверждения рабочего стажа. Или налоговая инспекция решит проверить сделку трехлетней давности.
В остальных случаях владельцы предприятий могут сами выбирать формат делопроизводства: бумажным способом или в цифровом режиме.
Недостатки бумажного документооборота:
- В крупных компаниях работники имеют дело с большими архивами документов. Если делопроизводство проходит вручную, специалисты вынуждены тратить много времени на обработку бумаг.
- Бумажные документы не просто сохранить в аккуратном виде. Договоры или соглашения на бумаге могут помяться, потерять цвет или получить иные повреждения. Кроме того, документы на бумаге часто теряются.
- Большие физические затраты. Документы нужно не только формировать, подписывать, сверять и отправлять. Еще их необходимо собирать по новой в пакет в случае утраты или ошибок в оформлении. Это приводит к дополнительным трудовым расходам.
- Ошибки. При ручном заполнении документов всегда присутствует человеческий фактор. Недостоверная информация в бумажной накладной — явление частое.
- Финансовые расходы. Хранение договоров на бумаге, заполнение отчетов вручную, регистрация каждого документа физически ведут к росту затрат на канцелярские принадлежности, принтер и бумагу, а также затраты на отправку бумаг или экспресс-доставку.
Виды электронного документооборота
ЭДО можно классифицировать по различным признакам. По типу правовых взаимоотношений между участниками электронное делопроизводство и электронный документооборот можно разделить на внутренний и внешний.
Внутренний ЭДО включает в себя обмен документами между руководителями и сотрудниками внутри компании. Сюда можно отнести: приказы, протоколы собраний, распоряжения, служебные записки. Для подписи документов, которые циркулируют внутри организации, как правило, не требуется сертификат усиленной КЭП, достаточно простой электронной подписи. Внутренний документооборот практически не регламентируется законодательством.
Внешний ЭДО — это обмен документами с партнёрами, поставщиками, заказчиками. Контрагенты направляют друг другу договоры, счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты сверки и приёмки-передачи и пр. Для подписи таких документов использование КЭП обязательно.
Отдельно следует выделить вид внешнего документооборота — ЭДО с государственными органами. Этот вид начал развиваться раньше других, и он значительно упрощает взаимодействие компаний с государственными структурами. А в некоторых случаях подача документов в электронном виде является обязательной и это закреплено в законе. К обязательным относится:
- сдача отчётности в ФНС и Фонды, а также предоставление документов по требованию налоговой;
- передача сведений по маркированным и прослеживаемым товарам;
- участие в торгах и закупках.
По назначению документов можно выделить следующие виды ЭДО:
- Бухгалтерский. Наибольшее количество документов в организациях проходят через бухгалтерию. Это счета на оплату, счета-фактуры, накладные, универсальные передаточные документы, акты, а также отчетность в контролирующие органы.
- Складской. В крупных компаниях составляется большой объём документов при получении, отгрузке и перемещении товаров на складах. Кроме этого ведется учёт и инвентаризация остатков. Электронный документооборот для ИП и организаций позволяет быстро обмениваться сведениями.
- Кадровый. Большая часть документов, регламентирующих трудовые отношения, может быть переведена в электронный вид. Например, через ЭДО можно оформить отгул или отпуск, выдать 2-НДФЛ. Даже трудовые книжки и договоры сейчас зачастую составляются в электронном виде. Но остались ещё некоторые формы, которые должны быть оформлены только на бумаге и подписаны реальной подписью. Например, приказы об увольнении или журнал прохождения инструктажа.
- Управленческий. Это документы, регулирующие отношения внутри компании — уставы, приказы, регламенты, распоряжения, кадровые отчёты.
Как вы уже поняли, у ЭДО очень много преимуществ:
- Порядок в нумерации всех бумаг. Нет риска дублирования одного и того же документа под разными номерами.
- Мониторинг за состоянием объекта. В любое время можно узнать ответственного, который работал с файлом.
- Увеличение скорости обмена информацией между подразделениями и контрагентами.
- Сохранение каждой правки. При желании можно восстановить исходную версию.
- Более простая аналитика эффективности и результатов. Данные структурируются и упорядочиваются за доли секунды.
- Оперативный поиск требуемой бумаги.
- Более продуктивное планирование трудового времени за счет наглядного представления о реальном положении дел.
Электронный документооборот внутри организации имеет не так много недостатков. Одними из основных можно назвать высокую стоимость перехода, а также необходимость обучить персонал новым методам ведения работы. Но с развитием технологий цена вопроса значительно уменьшается с каждым годом. В компании «Клеверенс» есть предложения, которые позволят уложиться в довольно скромный бюджет.
Виды программ для электронного документооборота
Классифицировать системы ЭДО можно по разным признакам. Мы не будем углубляться в принципы работы таких платформ, а рассмотрим их со стороны пользователя. Нам важно понимать, какие системы электронного документооборота есть и чем они различаются. По функциональности выделяют СЭД:
- предназначенные только для делопроизводства внутри компании;
- для хранения электронных документов — цифровые архивы;
- для автоматизации всех бизнес-процессов (workflow-системы), а не отдельных функций;
- с элементами автоматизации взаимодействия с клиентами (CRM);
- позволяющие управлять всем корпоративным контентом, в том числе веб-сайтом компании (EMS).
Что такое электронный документооборот и как он работает
Электронный документооборот (ЭДО) — система, которая помогает обмениваться документами в электронном виде с контрагентами, сотрудниками, госорганами.
Электронный документ — цифровой вариант физического документа. Таким образом можно передать любой документ: договор, счёт, акт, служебную записку, УПД (универсальный передаточный документ), счёт-фактуру.
Электронные документы хранятся и обрабатываются с помощью компьютера и специальных сервисов — систем ЭДО. Это такие программы, которые либо устанавливаются на компьютер, как обычный софт, либо работают через интернет, как облачные сервисы. С их помощью можно передавать документы внутри компании либо другим организациям с помощью компьютера.
Виды электронного документооборота
ЭДО используют, чтобы обмениваться документами внутри отделов (внутренний ЭДО), с внешними контрагентами (внешний ЭДО) и с госорганами вроде ФНС, Росстат, СФР.
Внутренний. Электронный обмен документами происходит внутри фирмы. Например, отдел закупок отправляет договор в отдел логистики. Или слад запрашивает накладную у бухгалтеров.
Плюс такого документооборота — экономия на канцелярии. А еще не надо ходить ногами между этажами. Или отправлять курьера, если отделы в разных бизнес-центрах.
Внешний. Обмениваются документами с контрагентами, партнерами и подрядчиками. Обмен происходит через операторов ЭДО — специальных посредников. Если у сторон разные операторы, обмен усложняется, так требуется роуминг — отдельная технология. С ее помощью пользователи разных систем могут обмениваться документами так, словно работают в одной.
С государственными учреждениями. Если бизнесу надо регулярно подавать отчеты в госорганы — например, ФНС — чтобы не ходить ногами в отделения и не тратить время на заполнение бумажных договоров, используют ЭДО. У операторов все бланки унифицированы — меньше шансов, что документ не примут из-за ошибок в оформлении.
Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»
Правила простые: мы задаём вам 5 простых вопросов. Если на 3 и более из них вы ответите «Да», то вам необходим ЭДО.
- Случалось ли с вами такое, что во время важного разговора с ключевым партнёром вы судорожно искали необходимый документ на столе, но не могли его найти?
- Вы не можете точно сказать, какие именно письменные поручения выполнены, а у каких срок уже истёк?
- Вы хотите, чтобы скорость согласования документов в вашей компании увеличилась, а уровень бюрократии — уменьшился?
- Вы устали от постоянных бумажных завалов на вашем столе?
- Вы не можете точно сказать, где тот или иной документ?
ЭДО помогает сокращать трудозатраты
Ускоряется заключение сделок. В компании, которая пользуется только бумажным документами, на оформление одного договора может уйти больше часа: его нужно создать, распечатать, отнести на согласование руководителю (а если он в другом офисе, то отправить курьером). Зарегистрировать, отправить заинтересованным лицам, получить их подписи и только потом использовать в работе. Если компания в день создает 10 таких документов, то в месяц на оформление документов уходит 300 часов.
С электронными документами специалисты экономят время: создают договор по шаблону, отправляют на согласование по защищенным каналам связи, руководитель ставит ЭЦП и отправляет документ контрагенту. В специальных IT-решениях для ведения ЭДО такие договоры и другие документы, например, транспортные или платежные, создаются автоматически. В итоге снижаются операционные затраты, которые не несут добавочной стоимости.
Снижается риск потерять документы. После использования, бумажные документы сдают в архив и, чисто теоретически, их можно в любой момент найти и предоставить для налоговой или других проверок. Но на практике бумажные документы часто теряются.
Электронные документы можно хранить на сетевом диске или в «облаке» — если создать удобную иерархически организованную структуру папок, то любой сотрудник разберется, где искать нужный договор или платежку. Также электронный архив не сгорит и не пострадает от наводнений — особенно если данные хранятся в «облаке», то есть в специальных центрах обработки данных.
Также ЭДО позволяет работать с бумажными архивами — в этом помогает штрихкодирование документов. На договор наносится штрихкод, затем он сканируется и данные о бумажных документах хранятся в электронном виде. Это позволяет быстро понять, в какой части архива находится нужная бумага, а также работать с электронной копией документа.
Сотрудники работают на прибыль. Если специалист тратит на оформление документов 2-3 часа в день, то он не успевает в это время работать с клиентами, поставщиками и выполнять более важные задачи, которые приносят прибыль компании.
Например, производственная компания ЭлекКом Логистик после введения электронного документооборота смогла разгрузить своих логистов. Они вместо оформления документов стали искать транспортные компании для организации перевозок, уточняли маршруты, быстрее договаривались с клиентами о поставках оборудования. Оформлением документов всего логистического отдела стал заниматься один делопроизводитель — он смог это сделать за счет внедрения ЭДО и подключения специальных IT-решений.
Что дает переход на ЭДО: преимущества и недостатки электронного документооборота
Оптимизация бизнес-процессов — главное преимущество ЭДО. Удаленный обмен файлами в разы ускоряет:
- заключение сделок;
- приемку, отгрузку, прослеживание товаров;
- расчет налоговой базы.
Еще один плюс — экономия финансовых ресурсов. Сокращаются затраты:
- на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги и расходников для принтеров;
- зарплаты сотрудникам, обслуживающим бумажных архивы;
- почтовую и курьерскую пересылки.
Удаленный обмен файлами экономит время. Информация хранится на компьютере сотрудника компании или сервере оператора. Обработка данных занимает от пары секунд до нескольких дней. Процесс не растягивается на недели или месяцы как раньше, когда приходилось сперва искать и собирать нужные «бумажки», а потом бегать с ними по кабинетам или отправлять почтой в другие города.
С переходом на ЭДО решается проблема экономии рабочего пространства. По закону некоторые документы, например, бухгалтерские отчеты нужно хранить 5 лет. Бумажный архив занимает много места. Приходится тратиться на стеллажи, несгораемые шкафы и отделку помещения — для защиты от пожаров или несанкционированных проникновений. Электронные документы можно размещать и в облаке — на файловом сервере оператора, обеспечивающего их безопасность.
Плюсы такого подхода очевидны. Это практически то же самое, если сравнить электронную почту и обычную.
- Экономия денег на бумагу, печать, управление архивом, услуги курьеров (для доставки документов);
- Экономия времени на «бумажную волокиту». Например, найти нужный документ на компьютере всегда проще и быстрее, чем в стеллаже. Также не понадобится целый штат специально обученных людей для распечатывания, архивирования и прочих рутинных действий с бумагами;
- Более высокая скорость заключения сделок, так как отправка электронного договора для подписи занимает в разы меньше времени, чем бумажного, и сам процесс проще;
- Электронные документы не потеряются, не пострадают при непредвиденных обстоятельствах (пожар, затопление) и их сложнее украсть;
- Электронные документы – это бОльшая гарантия информационной безопасности. В ЭД всё настроено так, чтобы только нужные сотрудники получали доступ к нужным документам, благодаря аутентификации, распределению прав доступа и аудиту работы пользователей в системе.
Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?
При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).
Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.
Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.
Как установить ЭДО
Как работать с ЭДО? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.
После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.
После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.
Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.
ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства. Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.
ЭДО — это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно. Принципиальное отличие ЭДО от традиционного документооборота – отсутствие бумаги, в основе электронного документооборота безбумажный и быстрый документообмен.
Электронный документооборот осуществляется с помощью систем электронного документооборота (СЭД). СЭД — это программное обеспечение, система, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.)
Документопотоки в ЭДО делятся на два вида: внутренние и внешние. Внутренний электронный документооборот — это документооборот документов внутри компании. Этот вид документов не предназначен для отправки за пределы компании. Внешний документооборот осуществляется со структурами, находящимися за пределами компании: партнерами, контрагентами, госорганами и др.
Важная часть электронного документооборота — электронная подпись. Электронная подпись представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Для внутреннего ЭДО достаточно простой электронной подписи (ЭП) или неквалифицированной ЭП, для внешнего ЭДО, в том числе для электронной отчетности в госорганы, требуется квалифицированная электронная подпись, эта подпись юридически значимая, она равноценна подписи от руки и печати организации.
Как выбрать своего оператора ЭДО.
Рынок операторов ЭДО в России конкурентен. В последние годы его мощными драйверами роста стали импортозамещение и цифровизация, причем цифровизацию, как уже было сказано в статье, активно продвигает государство. При выборе оператора ЭДО перед компанией встает серьезный выбор: при первичном изучении рынка, как правило, а зоне внимания оказываются около 30 операторов электронного документооборота. На финальном этапе выбор обычно идет примерно из пяти-семи операторов ЭДО.
По каким ключевым параметрам выбирают оператора ЭДО:
- Тарифы.
- Наличие/отсутствие тестового периода.
- Техподдержка.
- Интеграция с другими операторами, обмен в роуминге.
- Наличие мобильного решения.
Шаг 1. Внесение коррективов в учётную политику
Порядок работы с документами — важный критерий, который отражается в учётной политике. Если предприятие отказывается от стандартного документооборота, предпочитая ему цифровой, политику необходимо скорректировать.
Компания оформляет положение об ЭДО, в котором фиксирует основные моменты:
- вид электронной подписи, которой будут пользоваться сотрудники и руководитель для заверения документов;
- список документов, которые будут передавать и получать с помощью ЭДО;
- правила хранения электронных файлов и т.д.