Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Необходимость нумерации страниц и шнуровки журналов инструктажей по охране труда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодатель обязал нумеровать и прошивать собранные в дело бумаги, но не сообщил, как правильно нумеровать страницы документов и как нужно производить шнуровку. Что это для нас? Свобода действий и снижение ответственности. Как хотим, так и нумеруем. Как умеем, так и прошиваем.
Прошито, пронумеровано и скреплено печатью образец word, excel
При оформлении исполнительной документации приходится нумеровать листы, прошивать общий и специальные журналы, тома с исполнительной и другие документы. Бывает что при окончательной приемке Заказчик требует чтобы каждая папка имела реестр, была прошита и скреплена печатью чтобы её содержимое невозможно было частично изъять, заменить или потерять.
Перед тем как сшивать документы пронумеруйте листы. Согласно правил делопроизводства нумерация должна быть в правом верхнем углу. Хотя я нумеровал и с права внизу. Когда прошиваете журнал не затягивайте нитку так чтобы она мешала журналу открываться. Завязываем. Затем на узел нитки наклеиваем бумажку «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью». Когда клей подсохнет пишем количество листов, ставим подпись и печать так чтобы часть отпечатка выходила за пределы наклейки. Хвостики нитки должны торчать из под наклейки. Ниже можно скачать образец наклейки «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» в форматах word и excel. Рекомендую настрич сразу несколько таких наклеек. Бывает что в командировке нет ни времени на их изготовление, ни принтера.
Где используется надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью»
Подобный вариант оформления был введен еще на основании ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», а также Приказа Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года. В этих нормативных актах подробно изложены требования, предъявляемые к обрабатываемым документам, а также методика и рекомендации по их прошивке. Обязательным элементом при этом является заверительный листок, на котором написано «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».
Журнал регистрации обязательно должен иметь достаточно твердую обложку для защиты от естественного износа. Помимо этого, все листы, находящиеся внутри него, в обязательном порядке должны быть пронумерованы и прошиты прочной нитью. Концы шнуровки при этом должны оставаться с внутренней стороны обложки и заклеены чистыми листом бумаги, на котором обычно делается стандартная заверительная надпись.
Как правильно нумеровать журналы
На практике нумерация производится в соответствии со следующими правилами:
- используются арабские цифры;
- номер ставится в верхнем правом углу на некотором расстоянии от текста;
- в рекомендациях Росархива указано, что нумерация производится карандашом, но использование ручки не запрещено, и оно обеспечивает длительность сохранения номера;
- используется сплошная потоковая нумерация, номера на чистые листы, титульные листы, описи и листы-заверители не ставятся;
- номера ставятся не на страницы, а на листы, если цифры ставятся на каждой странице, это нужно отдельно указать на прошивке;
- если количество листов превышает 250, дело разбивается на части;
- ошибки в номерах исправляются зачеркиванием, рядом ставится заверительная надпись и подпись лица, исправившего ошибку.
Как и какими нитками шнуровать
В рекомендациях Росархива указано, что нитки используются прочные. На практике применяют специальные нитки для сшивания, шпагат, лавсановую ленту, выбор зависит от толщины документа. Для небольшого объема применяются обычные нитки.
Прошивка производится иглой, для большого объема документации дополнительно применяют дырокол, шуруповерт и прочную веревку.
Документы долговременного хранения прошивают в четыре прокола в твердую обложку с учетом возможности прочтения всего объема текста.
Правила расположения прошивки по отношению к тексту:
- от текста до линии переплета соблюдается расстояние 2 см;
- листы сшиваемого документа не должны выходить за края обложки;
- если текст расположен близко к краю листа, приклеивается полоска бумаги, которая используется для прошивки.
На обратную сторону наклеивается квадрат бумаги размером 60 на 40 мм, нужный для закрепления нити. Его располагают на узелке бумаги, а концы остаются свободными (не более 10-15 см). На наклейке указывают сведения о количестве листов (страниц), данные о том, что дело прошнуровано и пронумеровано, кем и когда (должность, фамилия, инициалы). Текст заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте
Правила охраны труда относится к нормам, нарушение которых регулируется Уголовным кодексом. А журнал регистрации инструктажа — один из обязательных документов выполнения предписаний по трудоохране на любом предприятии. В статье вы найдете образец журнала регистрации инструктажа на рабочем месте и узнаете о всех правилах его ведения.
Журнал выполняет 2 задачи. Во-первых, он подтверждает, что в компании регулярно и надлежащим образом проводят работу, направленную на исполнение требований охраны труда.
Во-вторых, помогает перенести ответственность за выполнение персональных требований по безопасности и охране труда на конкретных работников.
При возникновении несчастных случаев администрация располагает доказательствами, что работник знал и обязался выполнять требования техники безопасности.
Журнал регистрации — серьезный юридический документ, который связан с административными и уголовными наказаниями, денежными штрафами и материальными компенсациями. Информацию о проведенных мероприятиях, отраженную в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте, вносят в акты о несчастных случаях и производственных травмах,
Отвечает за организацию на предприятии работы по проведению таких сессий инженер по технике безопасности (специалист по охране труда), а весь процесс регламентирован приказом по охране труда на предприятии.
Если в компании не предусмотрены такие должностные позиции, работу нужно возложить на любого другого сотрудника, что также делают путем издания приказа о назначении должностных лиц.
В небольших компаниях и ИП, где ответственным является сам руководитель предприятия, эту работу выполняет специалист по совместительству или сотрудник на аутсорсе.
Документ предназначен не только для организации работы на производстве. Журнал инструктажа на рабочем месте, образец заполнения которого можно скачать здесь, обязательно должен присутствовать в каждой организации, связанной с транспортом, промышленными объектами, строительством, связью, обучением.
Журнал регистрации вводного инструктажа: образец заполнения и правила ведения
По ГОСТу основной частью журнала является табличная его часть. В нее вносятся сведения о:
- наименовании компании;
- датах, в которые были проведены инструктажи;
- журнал вводного инструктажа должен иметь графы для подписей сотрудников, проходящих обучение, и указания их персональных данных;
- структурных подразделениях, в которых будут работать принимаемые сотрудники;
- обязательный элемент – подпись инструктора с расшифровкой.
Журнал вводного инструктажа по охране труда допускает информирование по вопросам безопасности работы на предприятии сразу нескольких человек. Заполнение граф с ФИО инструктора в этом случае может происходить путем указания данных только напротив первого инструктируемого сотрудника. Подписи должны быть напротив каждой фамилии.
Образец журнала вводного инструктажа по охране труда не допускает наличия в бланках:
- подтирок;
- заклеенных строк;
- исправленных ошибок при помощи корректора;
- заранее внесенных записей;
- вклеенных или вставленных дополнительных листов;
- ячеек, заполненных карандашом.
Форма журнала вводного инструктажа по охране труда предполагает исправление ошибочных записей в таком порядке:
- Строка с неверными данными или опечаткой зачеркивается так, чтобы первоначальный вариант текста был виден.
- Рядом делается приписка «ошибочная запись».
- Фиксируется дата внесения исправления.
- Лицо, ответственное за ведение и хранение журнала, ставит свою подпись.
- В следующей строке делается правильная запись.
Журналов для регистрации инструктажей при приеме на работу в одной организации может быть несколько. Это допускается, если у предприятия есть обособленные подразделения.
Как и какими нитками шнуровать
Чтобы ничего не выпало и не потерялось, документ прошнуровывается. Для объемных журналов или стопок бумаг используем прочный материал — прошивные нитки ЛШ-210, банковский шпагат или любую прочную нить, например капроновую или лавсановую. При небольшой толщине допускается использование простой швейной нити. Сложите ее в несколько раз и прошивайте. Вот как это делается правильно:
Шаг 1. Просматриваем страницы журнала или дела, чтобы оценить величину левого поля. Когда его размер слишком узкий — приклеиваем полоску бумаги, которую будем использовать для прошивки.
Шаг 2. Выравниваем все.
Листы расположить так, чтобы ни один из них не вылез за края обложки, иначе со временем вылезший лист порвется, сомнется или станет нечитаемым.
Сроки хранения документов в архиве
Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:
- 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
- 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
- 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
- 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
- 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
- 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.
На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.
Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
- Проставляем на листах арабские цифры
- Используем для этого простой карандаш
- Ставим цифры по возрастанию
- Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
- Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
- Приложения нумеруем в общем порядке
- Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
- Несколько томов документов нумеруются по отдельности
- Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
- Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
- Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
Как нумеровать листы в журнале регистрации приказов
Журнал регистрации приказов не является обязательным для ведения в организации. Поэтому утвержденной формы такого журнала нет. Если организация ведет такой журнал, то порядок его ведения, в том числе порядок нумерации и форму журнала необходимо утвердить приказом.
Если утерян обязательный для ведения журнал (например, Журнал регистрации вводного инструктажа или Книга учета движения трудовых книжек), то рекомендуется составить акт в произвольной форме за подписью не менее трех сотрудников, в котором нужно отразить факт утери, ее обстоятельства и причины. Такой акт послужит объяснением факта отсутствия у работодателя обязательных для фиксации сведений за определенный период. Если установлено лицо, виновное в утере, следует дополнительно взять с него объяснительную.
Журнал учета выдачи инструкций по охране труда: что фиксируется в документе
- Поставить нумерацию на всех листах с одной стороны.
- Выполнить на внутренних полях 2 или 3 сквозных отверстия шилом, только обложка не затрагивается.
- Потом нитка с иглой продевается в отверстия несколько раз, но нити не следует сильно затягивать.
- Книгу надо раскрыть посередине и выполнить выравнивание нитей так, чтобы не усложнять пользование документов.
- Два конца нитей надо вывести на последний лист журнала, зафиксировав их узлом.
- После этого надо подготовить маленький белый прямоугольник, где указывается о выполнении шнуровки, нумерации. Затем все скрепляется с помощью печати.
- На бумаге фиксируется количество страниц, в том числе и прописными буквами.
- Обязательно указание Ф. И. О. и должности лица, которое отвечает за это.
- Нужно приклеить прямоугольник на нити так, чтобы их кончики были заметны с другой стороны.
- В конце ставится печать, которая должна захватить последнюю страницу.
Журналы регистрации по охране труда позволят содержать в порядке инструкции. По ним получится выполнить отслеживание, кому и когда были предоставлены документы, а кому требуется выдача новых экземпляров. Присутствие книги может потребоваться во время проверки трудовой инспекцией. При ее отсутствии обычно рекомендуют завести.
Как правильно прошнуровать и пронумеровать
За счет рациональной прошивки бумаги подлежат систематизации. Кроме того, сокращается вероятность их подмены, подделки, порчи или утраты. Для прошивки и нумерации используются стандартные правила государственного стандарта ГОСТ.
- Несмотря на отсутствие четких инструкций в законодательстве, следует опираться на индивидуально разработанные требования организации.
- Следует провести ознакомление с общими советами по организации систематизации документов, которые могут быть полезными для проведения процедур.
- Прошивка в многостраничной документации осуществляется с применением классической иглы и нитки плотного типа.
- Для сшивания используется банковский шпагат, обычные прошивные нити или лента лавсановая.
- Начинать процесс нужно с подготовки отверстий (3-4 штук) в листах с использованием дырокола.
- Сначала игла вводится в среднее отверстие, а затем нить распределяется по сторонам – выше и ниже относительно средней дырки.
- После каждого «цикла» нужно возвращаться к середине. Лучше всего использовать схему двойной прошивки.
- Когда процесс окончен, игла с нитью вводится в центральное отверстие и выводится на «изнаночную» сторону скрепленных бумаг. Оставшийся кончик завязывается узлом.
Журналы должны быть грамотно пронумерованы. Используются классические стандарты:
- на листиках проставляются цифры в арабском виде с помощью простого карандаша, в возрастающем порядке, как в книгах и обычных журналах;
- номер указывается справа сверху, текст документа при этом остается нетронутым;
- нумерация приложений осуществляется в рамках общего порядка, а что касается вспомогательных писем, то номер проставляется на конверте и только после этого – на листах;
- если документ представлен несколькими томами, их нумерация осуществляется по отдельности;
- приложения, которые выделены в отдельный том, также подлежат отдельному проставлению номеров.
Основные принципы нумерации
Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.
Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.
Примерами индексов могут служить:
- «лс» — приказы по личному составу;
- «п» — о приеме на работу;
- «у» — о расторжении трудового договора;
- «к» — о назначении командировки и т.д.
Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.
Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.
Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.
Общие правила ведения журналов регистрации инструктажей по охране труда
Журналы инструктажей по охране труда подтверждают соблюдение компанией требований законодательства РФ в части обучения трудящихся правилам безопасности, поэтому при проверках к ним предъявляются высокие требования. Когда проводится расследование причин травмирования трудящихся, они играют важную роль – позволяют установить, почему произошло нарушение ТБ: вследствие личной неосторожности пострадавшего либо из-за того, что не было организовано надлежащее обучение его ОТ.
Заполняя журналы инструктажей по охране труда, забудьте о:
• подтирания ластиком или лезвием, замазывание корректором, заклеивании клеток или строк;
• внесении записей карандашом или ручкой, которая может стираться;
• вырывании, замене, вставке листов;
• оставлении пустых строчек «на потом»;
• внесении записей заранее.
Если в процессе заполнения журнала произошла ошибка, нужно:
• аккуратно вычеркнуть всю строку;
• сделать пометку «ошибочная запись»;
• поставить дату и подпись;
• внести правильную запись в следующую строку.
Порядок заполнения журналов следует прописать в том же положении, в котором приводятся образцы журналов вводного инструктажа по охране труда и других разновидностей инструктирования. В нем же следует оговорить порядок их хранения и передачи в архив. Хранятся заполненные журналы в течение 10 лет после внесения последней записи.